Cấu hình và sử dụng print server

Máy in là công cụ đắc lực trong văn phòng. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết thiết lập máy in sao cho tốn ít chi phí và đạt hiệu quả cao nhất cho công việc.
Đơn cử là người dùng thường kết nối máy in vào một máy tính, sau đó chia sẻ máy in này cho tất cả các máy tính khác trong cùng một mạng LAN. Điều này sẽ bị hạn chế mỗi khi in vì lệnh in từ các máy khác sẽ chạy qua máy đang chia sẻ, sau đó tùy theo độ ưu tiên (metric) của lệnh in mà thực hiện. Một bất cập khác cũng khá quan trọng là máy đang chia sẻ sẽ phải trong trạng thái hoạt động liên tục, nếu không các lệnh in sẽ đi đến máy này và bị dừng lại, và như thế máy in sẽ không thể nhận được các lệnh đã yêu cầu.

Một mô hình print server.

Mô hình print server ra đời đã mang lại giải pháp khắc phục hiệu quả. Print server là mô hình in qua mạng. Lúc này các máy trạm trong cùng một mạng nội bộ chỉ việc kết nối đến máy in qua địa chỉ IP của máy in là có thể in trực tiếp mà không cần phải thông qua một máy trạm nào chia sẻ. Có 2 mô hình phổ biến đang được sử dụng: Mô hình dùng máy in có chức năng print server và mô hình dùng máy in thường có gắn thêm một hộp box print server để hỗ trợ.

Kết nối máy in tới hộp box print server.

Cấu hình máy in có chức năng print server
Đối với máy in có chức năng print server, bạn sẽ thấy trên máy in này có một màn hình nhỏ và các nút lệnh dùng để điều khiển và thiết lập các chức năng in, phía sau máy in có thêm một cổng RJ45 dùng để kết nối dây cáp đến hệ thống mạng. Để cấu hình dòng máy in này, bạn chỉ cần quan tâm tới cách đặt địa chỉ IP, còn lại các thông số khác về thiết lập khay giấy hệ thống, khổ giấy in… thì bạn có thể để mặc định theo nhà sản xuất hoặc có thể tùy chỉnh thêm khi tham khảo tài liệu kèm theo khi mua.

Máy in có chức năng print server với màn hình và các nút lệnh điều khiển.

Tùy theo mỗi loại máy in có chức năng print server của các hãng khác nhau mà có cách cấu hình khác nhau. Nhưng tựu trung, để cấu hình địa chỉ IP, bạn cần để ý đến menu lệnh có chữ TCP/IP. Ở dòng máy in phổ biến HP 5100, bạn vào Menu và chọn dòng EIO 1 Jetdirect, sau đó nhấn nút lệnh Item để hiện ra dòng CFG Netword = No*. Bạn nhấn nút Value để thay đổi giá trị thành CFG Nework = Yes, sau đó nhấn nút lệnh Select để thực hiện chọn, dòng lệnh sẽ thêm vào dấu * và có dạng như sau: CFG Netword = Yes*.
Tiếp theo, bạn nhấn nút Item để chọn lựa các menu lệnh nhỏ hơn. Bạn chọn dòng lệnh CFG TCP/IP = No* để cấu hình địa chỉ IP theo chuẩn Ethernet. Bạn thay đổi giá trị lệnh thành CFG TCP/IP = Yes*. Đến lúc này, bạn sẽ điều chỉnh địa chỉ IP sao cho cùng lớp mạng với lớp mạng nội bộ đang sử dụng. Bạn nên chọn một địa chỉ IP ít khi dùng đến để đặt làm địa chỉ IP cho máy in, thường được dùng ở cuối dãy địa chỉ IP và trước địa chỉ Broadcast.
Nếu bạn đã quen dùng lớp mạng C để cấu hình cho mạng nội bộ của mình, bạn có thể đặt địa chỉ IP cho máy in như sau: IP Byte 1 = 192, IP Byte 2 = 168, IP Byte 3 = 1, IP Byte 4 = 254, nghĩa là địa chỉ IP lúc này là 192.168.1.254. Tương tự như vậy bạn sẽ dùng Subnet Mask là 255.255.255.0 và địa chỉ Default Getway trỏ về địa chỉ Default Getway của mạng nội bộ, thường được sử dụng là 192.168.1.1. Đến đây, bạn đã setup xong phần địa chỉ IP của máy in và tiếp theo bạn gắn dây cáp mạng kết nối từ Modem ADSL hoặc từ Switch trực tiếp đến cổng RJ45 của máy in này.
Cấu hình máy in qua box print server
Nếu như bạn đã có sẵn máy in loại thường kết nối tới máy tính qua cổng paralell hoặc usb thì chỉ cần mua thêm một hộp box print server nữa là đủ. Hộp print server này sẽ làm nhiệm vụ trung gian kết nối IP đến hệ thống mạng bạn đang sử dụng và máy in. Có rất nhiều hộp print server của các hãng khác nhau, nhưng đa phần các nhà cung cấp đều tiến đến việc đơn giản hóa việc cấu hình giúp bạn có thể dễ dàng setup hộp print server mà không gặp trở ngại.
Nếu như bạn dùng hộp print server của LinkPro, bạn đăng nhập vào địa chỉ mặc định với user và password kèm theo trong tài liệu, hoặc tìm hiểu file manual có trong đĩa CD khi bạn mua thiết bị. Sau khi đăng nhập thành công sẽ có giao diện như sau:

Giao diện sau khi đăng nhập thành công hộp print server của LinkPro.

Để cấu hình địa chỉ IP, bạn chuyển sang tab Setup và chọn TCP/IP. Sau đó bạn chọn vào mục Use the following TCP/IP settings và điền vào địa chỉ IP theo tiêu chí đã nói ở trên, sau đó bạn nhấn vào nút Save & Restart để lưu cấu hình và khởi động lại. Để bảo mật, tránh người dùng truy cập vào hộp print server thay đổi các thông số cấu hình, bạn chọn vào mục System, trong phần Administrator’s Password gõ vào mật khẩu muốn bảo mật.

Cấu hình địa chỉ IP theo lớp mạng C.

Thêm máy in vào trong các máy tính cùng mạng nội bộ
Như vậy là đã xong phần cấu hình print server, tiếp theo bạn cần phải thêm máy in (add printer) vào trên từng máy trong mạng nội bộ để thực hiện lệnh in. Bạn vào Start – Settings và chọn Printers and Faxes. Trong cửa sổ Printer and Faxes, bạn nhấn vào nút Add a printer, sau đó nhấn Next và chọn vào dòng Local printer attached to this computer và bỏ chọn dấu Automatically detect… và nhấn vào nút next. Tiếp theo, trong cửa sổ Add Printer Winzard, bạn chọn vào ô Create a new port và chọn dòng Standard TCP/IP port và nhấn vào nút Next để chuyển sang bước tiếp theo.

Chọn kiểu TCP/IP để kết nối máy in.

Trong cửa sổ Add Standard TCP/IP, bạn điền vào địa chỉ IP của máy in đã được cấu hình, ở đây là 192.168.1.254 và nhấn Next. Cuối cùng, bạn chọn tên nhà sản xuất và driver của máy in bạn đang sử dụng trong kho lưu trữ có sẵn của hệ thống hoặc tìm trong dĩa driver của nhà sản xuất. Như vậy là bạn đã hoàn thành add một printer vào trong máy tính, lúc này bạn chỉ ngồi trực tiếp trên máy và nhấn lệnh in mà không cần phải qua bất cứ một máy tính nào chia sẻ.

Chọn driver cho máy in.

Print/In tài liệu với DropBox

Bạn đã bao giờ tự hỏi làm thế nào để in tài liệu trực tiếp từ chiếc iPhone của bạn, hoặc in tài liệu bất kỳ tại văn phòng làm việc từ máy tính cá nhân tại gia đình? Trong bài viết sau đây, Quản Trị Mạng sẽ hướng dẫn các bạn làm việc này bằng cách biến Dropbox thành 1 thiết bị máy in ảo tiện dụng.

Thiết lập tính năng in tự động từ DropBox

Nếu máy tính của bạn chưa có DropBox, hãy tải trực tiếp tại đây và cài vào máy tính. Tiếp đó download thêm file ePrint. Giải nén và chạy file eprint.vbs, file này sẽ tự động tạo thêm thư mục PrintQueue bên trong DropBox:

Từ bây giờ, nếu bạn cần in bất kỳ tài liệu nào bằng máy in mặc định của máy tính cùng với các thiết lập kỹ thuật, chỉ việc copy file tài liệu đó vào thư mục PrintQueue, đơn giản hơn, bạn có thể sử dụng chức năng kéo và thả trực tiếp vào thư mục DropBox. Sau đó, dữ liệu của bạn sẽ được mở bằng ứng dụng và máy in mặc định, khi đã hoàn tất quá trình in, file đó sẽ được chuyển tới thư mục log. Với tính năng này, nếu bạn hoặc ai đó vô tình xóa mất dữ liệu thì vẫn có thể phục hồi lại được:

Thư mục PrintQueue này sẽ hiển thị trên bất kỳ máy tính hoặc thiết bị di động nào đã được đồng bộ với DropBox, nhưng chỉ in được trên máy có file vbs kia. Do vậy, nếu muốn đoạn mã này tự động kích hoạt trên máy tính sử dụng chính, hãy kéo – thả hoặc copy – paste vào thư mục StartUp của Windows:

In trực tiếp từ chương trình khác

Bây giờ, dù bạn ở bất cứ máy tính nào, việc in ấn tài liệu đã đơn giản hơn rất nhiều với bước làm trên. Điểm duy nhất cần lưu ý tại đây là không bao giờ được lưu lại thay đổi trong file chính tại thư mục PrintQueue, chỉ nên lưu file trước tiên tới thư mục mà bạn muốn giữ chúng. Sau đó, hãy sử dụng chức năng Save as và tạo 1 bản copy của file dữ liệu trong thư mục in, tất nhiên chúng sẽ tự động được in:

In tài liệu từ điện thoại di động

Khi đã hoàn chỉnh các bước cơ bản, giờ đây bạn có thể in tài liệu từ bất kỳ nơi đâu hoặc thiết bị nào, kể cả điện thoại di động cũng vậy. Có 1 số ứng dụng phổ biến dành cho nền tảng di động đã được phát triển và tích hợp sẵn với DropBox. Các bạn hãy tham khảo và kiểm tra tại đây để tìm ra chương trình cần thiết phù hợp với điện thoại của bạn:

Hoặc có thể sử dụng 1 cách khác, đó là gửi email đính kèm file dữ liệu tới DropBox, và sau đó di chuyển tới thư mục in. Thực chất đây không phải là phương án hoàn hảo, nhưng nếu sử dụng trong trường hợp ứng dụng không tương thích với DropBox thì khá tốt. Truy cập vào website của Habilis và chọn đường dẫn Connect to Dropbox để bắt đầu thiết lập dịch vụ email:

Sau đó, đăng nhập vào tài khoản DropBox và nhấn Allow:

Chỉ vài giây sau đó, bạn sẽ thấy thông báo từ DropBox rằng Habilis đã được kết nối tới tài khoản của bạn:

Quay trở lại website của Habilis, bạn sẽ nhận được địa chỉ email cố định dành cho dịch vụ này. Bất cứ file dữ liệu nào gửi tới địa chỉ này sẽ tự động được chuyển tới thư mục /From Habilis bên trong DropBox. Và sau đó bạn có thể chuyển những file này tới thư mục in từ bất kỳ chương trình nào khác, trình duyệt hoặc máy tính. Với những tính năng độc đáo trên, DropBox đã cung cấp thêm cho người dùng khả năng quản lý tiện dụng, đa dạng, với nhiều phần mềm được phát triển và tích hợp sẵn, DropBox đã trở thành công cụ không thể thiếu đối với nhiều người sử dụng hiện nay. Chúc các bạn thành công!

T.Anh (theo HowToGeek)

Cấu hình và sử dụng print server

Máy in là công cụ đắc lực trong văn phòng. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết thiết lập máy in sao cho tốn ít chi phí và đạt hiệu quả cao nhất cho công việc.

Đơn cử là người dùng thường kết nối máy in vào một máy tính, sau đó chia sẻ máy in này cho tất cả các máy tính khác trong cùng một mạng LAN. Điều này sẽ bị hạn chế mỗi khi in vì lệnh in từ các máy khác sẽ chạy qua máy đang chia sẻ, sau đó tùy theo độ ưu tiên (metric) của lệnh in mà thực hiện. Một bất cập khác cũng khá quan trọng là máy đang chia sẻ sẽ phải trong trạng thái hoạt động liên tục, nếu không các lệnh in sẽ đi đến máy này và bị dừng lại, và như thế máy in sẽ không thể nhận được các lệnh đã yêu cầu.

Một mô hình print server.

Mô hình print server ra đời đã mang lại giải pháp khắc phục hiệu quả. Print server là mô hình in qua mạng. Lúc này các máy trạm trong cùng một mạng nội bộ chỉ việc kết nối đến máy in qua địa chỉ IP của máy in là có thể in trực tiếp mà không cần phải thông qua một máy trạm nào chia sẻ. Có 2 mô hình phổ biến đang được sử dụng: Mô hình dùng máy in có chức năng print server và mô hình dùng máy in thường có gắn thêm một hộp box print server để hỗ trợ.

Kết nối máy in tới hộp box print server.

Cấu hình máy in có chức năng print server

Đối với máy in có chức năng print server, bạn sẽ thấy trên máy in này có một màn hình nhỏ và các nút lệnh dùng để điều khiển và thiết lập các chức năng in, phía sau máy in có thêm một cổng RJ45 dùng để kết nối dây cáp đến hệ thống mạng. Để cấu hình dòng máy in này, bạn chỉ cần quan tâm tới cách đặt địa chỉ IP, còn lại các thông số khác về thiết lập khay giấy hệ thống, khổ giấy in… thì bạn có thể để mặc định theo nhà sản xuất hoặc có thể tùy chỉnh thêm khi tham khảo tài liệu kèm theo khi mua.

Máy in có chức năng print server với màn hình và các nút lệnh điều khiển.

Tùy theo mỗi loại máy in có chức năng print server của các hãng khác nhau mà có cách cấu hình khác nhau. Nhưng tựu trung, để cấu hình địa chỉ IP, bạn cần để ý đến menu lệnh có chữ TCP/IP. Ở dòng máy in phổ biến HP 5100, bạn vào Menu và chọn dòng EIO 1 Jetdirect, sau đó nhấn nút lệnh Item để hiện ra dòng CFG Netword = No*. Bạn nhấn nút Value để thay đổi giá trị thành CFG Nework = Yes, sau đó nhấn nút lệnh Select để thực hiện chọn, dòng lệnh sẽ thêm vào dấu * và có dạng như sau: CFG Netword = Yes*.

Tiếp theo, bạn nhấn nút Item để chọn lựa các menu lệnh nhỏ hơn. Bạn chọn dòng lệnh CFG TCP/IP = No* để cấu hình địa chỉ IP theo chuẩn Ethernet. Bạn thay đổi giá trị lệnh thành CFG TCP/IP = Yes*. Đến lúc này, bạn sẽ điều chỉnh địa chỉ IP sao cho cùng lớp mạng với lớp mạng nội bộ đang sử dụng. Bạn nên chọn một địa chỉ IP ít khi dùng đến để đặt làm địa chỉ IP cho máy in, thường được dùng ở cuối dãy địa chỉ IP và trước địa chỉ Broadcast.

Nếu bạn đã quen dùng lớp mạng C để cấu hình cho mạng nội bộ của mình, bạn có thể đặt địa chỉ IP cho máy in như sau: IP Byte 1 = 192, IP Byte 2 = 168, IP Byte 3 = 1, IP Byte 4 = 254, nghĩa là địa chỉ IP lúc này là 192.168.1.254. Tương tự như vậy bạn sẽ dùng Subnet Mask là 255.255.255.0 và địa chỉ Default Getway trỏ về địa chỉ Default Getway của mạng nội bộ, thường được sử dụng là 192.168.1.1. Đến đây, bạn đã setup xong phần địa chỉ IP của máy in và tiếp theo bạn gắn dây cáp mạng kết nối từ Modem ADSL hoặc từ Switch trực tiếp đến cổng RJ45 của máy in này.

Cấu hình máy in qua box print server

Nếu như bạn đã có sẵn máy in loại thường kết nối tới máy tính qua cổng paralell hoặc usb thì chỉ cần mua thêm một hộp box print server nữa là đủ. Hộp print server này sẽ làm nhiệm vụ trung gian kết nối IP đến hệ thống mạng bạn đang sử dụng và máy in. Có rất nhiều hộp print server của các hãng khác nhau, nhưng đa phần các nhà cung cấp đều tiến đến việc đơn giản hóa việc cấu hình giúp bạn có thể dễ dàng setup hộp print server mà không gặp trở ngại.

Nếu như bạn dùng hộp print server của LinkPro, bạn đăng nhập vào địa chỉ mặc định với user và password kèm theo trong tài liệu, hoặc tìm hiểu file manual có trong đĩa CD khi bạn mua thiết bị. Sau khi đăng nhập thành công sẽ có giao diện như sau:

Giao diện sau khi đăng nhập thành công hộp print server của LinkPro.

Để cấu hình địa chỉ IP, bạn chuyển sang tab Setup và chọn TCP/IP. Sau đó bạn chọn vào mục Use the following TCP/IP settings và điền vào địa chỉ IP theo tiêu chí đã nói ở trên, sau đó bạn nhấn vào nút Save & Restart để lưu cấu hình và khởi động lại. Để bảo mật, tránh người dùng truy cập vào hộp print server thay đổi các thông số cấu hình, bạn chọn vào mục System, trong phần Administrator’s Password gõ vào mật khẩu muốn bảo mật.

Cấu hình địa chỉ IP theo lớp mạng C.

Thêm máy in vào trong các máy tính cùng mạng nội bộ

Như vậy là đã xong phần cấu hình print server, tiếp theo bạn cần phải thêm máy in (add printer) vào trên từng máy trong mạng nội bộ để thực hiện lệnh in. Bạn vào Start – Settings và chọn Printers and Faxes. Trong cửa sổ Printer and Faxes, bạn nhấn vào nút Add a printer, sau đó nhấn Next và chọn vào dòng Local printer attached to this computer và bỏ chọn dấu Automatically detect… và nhấn vào nút next. Tiếp theo, trong cửa sổ Add Printer Winzard, bạn chọn vào ô Create a new port và chọn dòng Standard TCP/IP port và nhấn vào nút Next để chuyển sang bước tiếp theo.

Chọn kiểu TCP/IP để kết nối máy in.

Trong cửa sổ Add Standard TCP/IP, bạn điền vào địa chỉ IP của máy in đã được cấu hình, ở đây là 192.168.1.254 và nhấn Next. Cuối cùng, bạn chọn tên nhà sản xuất và driver của máy in bạn đang sử dụng trong kho lưu trữ có sẵn của hệ thống hoặc tìm trong dĩa driver của nhà sản xuất. Như vậy là bạn đã hoàn thành add một printer vào trong máy tính, lúc này bạn chỉ ngồi trực tiếp trên máy và nhấn lệnh in mà không cần phải qua bất cứ một máy tính nào chia sẻ.

Chọn driver cho máy in.

Theo PCWorld

Sử dụng Homegroup trong Win7 để chia sẻ file và máy in

Tính năng HomeGroup làm cho việc chia sẻ file và các máy in giữa các máy tính Windows 7 trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Trong bài này chúng tôi sẽ giới thiệu kỹ hơn cho các bạn về tính năng mới này, nhất là cách tiến hành chia sẻ tài nguyên như thế nào.

Thiết lập HomeGroup 

Có nhiều cách có thể truy cập tính năng HomeGroup, bạn có thể vào Control Panel và kích “Choose homegroup and sharing options” hoặc chỉ cần đánh “homegroup” (không có dấu ngoặc kép) vào hộp tìm kiếm trong menu Start.

Tiếp đến kích nút Create a homegroup.

Trong màn hình Create a homegroup, chọn những gì bạn muốn chia sẻ với các máy tính khác.

Sau khi nhóm được tạo, bạn sẽ nhận được một mật khẩu truy cập nó từ các máy tính khác.

Sau khi nhận Password, bạn sẽ được đưa trở lại màn hình HomeGroup, nơi bạn có thể thực hiện một số thay đổi bổ sung nếu muốn.

Kết nối tới HomeGroup

Trên các máy tính Windows 7 khác, bạn hãy truy cập vào tính năng HomeGroup và kích để gia nhập nhóm mà bạn đã tạo.

Nhập vào mật khẩu được tạo cho HomeGroup.

Khi mật khẩu được chấp nhận, kết nối sẽ diễn ra, lúc này bạn đã hoàn thành xong phần việc của mình.

Tuy nhiên nếu bạn không muốn sử dụng mật khẩu này nữa, hãy vào các tùy chọn nâng cao trong Network and Sharing Center và tắt chức năng chia sẻ sử dụng mật khẩu (turn off password protected sharing).

Một thứ khác bạn có thể muốn thực hiện ở đây là tạo một shortcut cho HomeGroup. Chỉ cần vào Network và copy biểu tượng của nó ra màn hình desktop. Ngoài ra bạn có thể sử dụng một phương pháp khác cho việc này là tạo các shortcut trực tiếp từ thư mục được chia sẻ chung.

Để chia sẻ máy in, bạn cần phải chọn Printers khi tạo nhóm và sau đó, khi vào phần Devices and Printers trong menu Start, bạn sẽ thấy nó và có thể thiết lập mặc định nếu muốn.

Đây là hướng dẫn giới thiệu cho các bạn cách chia sẻ file và máy in giữa các máy tính Windows 7 trên mạng gia đình của bạn với nhau. Nếu trong mạng của bạn có lẫn các máy XP hoặc Vista, khi đó bạn có thể tham khảo một số cách thức thực hiện khác để thực hiện việc chia sẻ giữa các máy tính này trong mạng.

Truy cập dữ liệu trong HomeGroup từ Vista và XP.

Văn Linh (Theo Howtogeek)